Lerne die wahren Kosten einer unbesetzten Stelle kennen!

“Cost of Vacancy” sind die Kosten bzw. die (negative) Auswirkung auf das Geschäftsergebnis einer unbesetzten Stelle über den Zeitraum, über den sie unbesetzt bleibt.

Für die Berechnung werden im allgemeinen 3 Kennzahlen hinzugezogen:

1. Jahresgehalt der zu besetzenden Stelle

2. Auswirkung der Stelle auf das Geschäftsergebnis (1 - 3)

3. Time-to-hire bzw. Time-to-fill

Nachdem die Kosten erst beginnen zu sinken, wenn ein neuer Mitarbeiter tatsächlich im Unternehmen angefangen hat zu arbeiten, nutzen wir in unserer Kalkulation die Time-to-fill. Die Time-to-fill bezieht sich auf den Zeitraum ab dem ersten Tag der Vakanz bis zum ersten Arbeitstag des Mitarbeiters in der Position.

Die Formel zur Berechnung dieser Kennzahl erfolgt folgendermaßen:

Jahresgehalt / ø Arbeitstage pro Jahr x Faktor* x ø Time-to-fill
= Cost of Vacancy

Als Basis dient das Jahresgehalt der Person, die die zu besetzende Stelle ausfüllen wird. Dieses Gehalt wird anschließend auf den Tagessatz herunter gerechnet. Da eine Stelle im Regelfall nur besetzt wird, wenn unter dem Strich ein positives Geschäftsergebnis mit dieser Stelle zusammenhängt, wird dieser Tagessatz mit einem Faktor multipliziert, welchen Einfluss die Stelle auf das Geschäftsergebnis hat. Stellen im Vertrieb, Projektmanagement und Führungspositionen haben im allgemeinen einen Faktor von 3 und Fachkräfte einen Faktor von 2. Azubis und Reinigungskräfte werden im allgemeinen mit Faktor 1 eingestuft, wobei man auch hier argumentieren könnte, dass die Arbeit im Zweifelsfall jemand anderes machen müsste, weshalb diese Einstufung eher selten den wahren Wert der Tätigkeit widerspiegelt.

Diese Zahl spiegelt die Kosten der Vakanz pro Tag wider, den sie unbesetzt ist. Multipliziert mit der Anzahl der Tage, die sie im Schnitt unbesetzt bleibt, lassen sich die durchschnittlichen Kosten dieser Stelle berechnen.