Für immer mehr Unternehmen wird Recruiting zu einem Fokusthema. Wer die begehrten Fachkräfte gewinnen möchte, muss sie überzeugen. Das ist die einzige Möglichkeit, um bei heutiger Marktlage in den Fokus der Kandidat*innen zu gelangen und die Grundlage für nachhaltiges Wachstum.

Im Zuge des Fachkräftemangels ist die Rekrutierung von Mitarbeiter*innen deutlich aufwändiger und teurer geworden. Da liegt es nahe, aus jedem Bewerberkontakt das meiste herauszuholen. Ein Talent Pool ermöglicht es dir, Bewerberleads „warm zu halten“, um diese auch bei neuen Stellenbesetzungen berücksichtigen zu können.

Das senkt Recruiting-Kosten und ermöglicht eine schnellere Besetzung zukünftiger Vakanzen. Was du über Talent Pools wissen musst, welche Vorteile diese deinem Unternehmen bieten und wie du sie am besten einsetzt, erfährst du in diesem Artikel.

Talent Pool Definition: Was ist das eigentlich?

Wer sich heutzutage mit Recruiting beschäftigt, kommt um den Begriff „Talent Pool“, bzw. „Bewerberdatenbank“ nicht herum. Dabei handelt es sich um viel mehr als eine Liste von potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten für die zukünftige Stellenbesetzung. Ein Talent Pool ist das Talent-Netzwerk eines Unternehmens. Damit dies gut funktioniert, müssen die Netzwerk-Kontakte regelmäßig gepflegt und mit Neuigkeiten zum Unternehmen bespielt werden.

Talent Pools bestehen in der Regel aus Bewerbenden, die sich bei einem Unternehmen auf eine ausgeschriebene Stelle beworben haben, jedoch erstmal nicht gewählt wurden. Bei einer zukünftigen Vakanz kann das HR-Team dann einfach auf eine Auswahl an potenziellen Kandidat*innen zugreifen. So lassen sich offene Stellen schneller besetzen.

In einem strukturierten Talent Pool sind Bewerber mit detaillierten Informationen eingepflegt oder getaggt. In der Regel sind vor allem die Fähigkeiten und die Qualifikationen klar vermerkt. Das erleichtert es dir, später eine*n passende*n Kandidat*in für die Stellenbesetzung zu finden. Außerdem sind die Kontaktdaten und ggf. andere persönliche Daten, wie der Wohnort und Details zum beruflichen Werdegang eines Bewerbers hinterlegt.

Welche Vorteile bietet ein Talent Pool?

Das meiste Budget im Recruiting fließt in die Akquise neuer Bewerber. Ein Talent Pool ermöglicht es dir, grundsätzlich passende Bewerber*innen, die jedoch bei der Besetzung einer Stelle nicht gewählt wurden, später wieder zu kontaktieren. Das bietet unter anderem folgende Vorteile:

- Effizientere Nutzung des Recruiting-Budgets

Bewerberleads kosten einmalig Budget und stehen dann für zukünftige Stellenbesetzungen zur Verfügung. Das sorgt für niedrigere Kosten bei der Besetzung neuer Stellen.

- Schnelle und einfache Stellenbesetzung

Zukünftige Vakanzen können über einen Talent Pool einfacher besetzt werden. Dazu suchst du lediglich nach einem Talent mit den gewünschten Eigenschaften und kontaktierst es. Durch diesen vereinfachten Prozess sparst du dir das aktive Bewerben einer neuen Stelle.

- Qualifizierte Kandidaten

Da die Bewerber bereits vorqualifiziert wurden, sind sie grundsätzlich sehr passend und für dein Unternehmen relevant. Firmen mit einem Talent Pool profitieren von einer deutlich höheren Bewerberqualität.

- Sicherheitsnetz für dein Recruiting

Ein Talent Pool kann als eine Art Sicherheitsnetz dienen, wenn überraschend ein*e Mitarbeiter*in kündigt oder du mal wieder eine unerwartete Vakanz aus dem Fachbereich bekommst. Dann ist er die erste Anlaufstelle für dich als Recruiter*in, um nach passenden Kandidat*innen zu suchen und - im Idealfall - musst du keinen langwierigen Recruitingprozess starten, sondern gehst direkt in das Bewerbungsgespräch.

- Geringer Administrationsaufwand bei der Stellenbesetzung

Durch die Möglichkeit, schnell und einfach qualifizierte Kandidat*innen für eine Vakanz zu finden, muss das HR-Team weniger Zeit für die Administration des Recruitingprozesses aufwenden.

Welche Nachteile haben Talent Pools?

Natürlich haben Talent Pools auch Nachteile. Dazu zählt primär der höhere Administrationsaufwand beim Anlegen von Kandidat*innen. Eine gute Talent Pool Software kann dabei helfen, den Administrationsaufwand so gering wie möglich zu halten. Dazu aber später mehr.

Talent Pool Software oder Excel? Was ist die bessere Lösung

Viele Unternehmen nutzen Excel, um ihren Talent Pool zu verwalten. Das ist zwar besser als auf einen Talent Pool zu verzichten, jedoch definitiv nicht die beste Option. Denn was vielen HRler*innen nicht bewusst ist: Ein Talent Pool lohnt sich nur, wenn Kandidaten auch detailliert getagged werden. Als Grundsatz gilt, **je detaillierter die Kandidatenprofile sind, desto einfacher fällt es, über den Talent Pool zukünftige Vakanzen zu besetzen. **

Möchte man die personenbezogenen Angaben von hunderten oder tausenden Bewerber*innen pflegen, sollte man dies möglichst automatisieren. Spezialisierte Talent Pool Software-Lösungen wie mana HR nehmen Unternehmen viel Aufwand bei der Erstellung und Verwaltung des Talent Pools durch Automatisierung ab. Außerdem ermöglichen sie es, unkompliziert nach Qualifikationen und anderen Details zu suchen. Auch ohne umfassendes Einpflegen und Tagging vorab.

Datenschutzrechtlich können Talent Pools über Excel zusätzliche Probleme verursachen. Dies gilt insbesondere, wenn Bewerber und Bewerberinnen nicht von vornherein der längerfristigen Speicherung ihrer Daten zustimmen. Insgesamt lässt sich sagen, dass sich Excel nur für sehr kleine Talent Pools lohnt. Unternehmen, die regelmäßig neue Stellen besetzen, sollten sich für eine Talent Pool Software entscheiden, um den Zeitaufwand für die Verwaltung zu minimieren.

Talent Pool aufbauen: So gelingt es ohne viel Aufwand

Das Aufbauen eines Talent Pools ist relativ einfach. Grundsätzlich gibt es dafür zwei Zielgruppen:

1. „Abgelehnte“ Bewerber, die grundsätzlich interessant sind.

Hierbei handelt es sich um Personen, die sich bereits auf eine ausgeschriebene Stelle beworben haben. Oftmals bietet es sich an, im Bewerbungsformular oder spätestens in der Absage zu fragen, ob du diese grundsätzlich in den Talent Pool übernehmen darfst, um später nochmal auf sie zurückzukommen.

2. Initiativbewerber, die proaktiv auf ein Unternehmen zugehen.

Die meisten Unternehmen erhalten hin und wieder Initiativbewerbungen. Diese kann man jedoch nicht immer akzeptieren. Qualifizierte Bewerber*innen werden sich jedoch über die Gelegenheit freuen, dem Talent Pool beizutreten, um bei einer zukünftigen Stellenausschreibung direkt benachrichtigt zu werden.

Bevor du diese in den Talent Pool aufnimmt, solltest du sie wie klassische Bewerber behandeln. Nachdem du die Bewerbungsunterlagen gesichtet hast, geht es darum, ein Kandidatenprofil im Talent Pool anzulegen. Recruiting Software-Lösungen ermöglichen einen automatischen Import der Daten. Wer auf einen händischen Talent Pool setzt, sollte folgende Kerndaten festhalten:

• Qualifikationen
• Abschlüsse
• Gehaltsvorstellung
• Kündigungsfrist
• Besondere Fähigkeiten
• Wohnort
• Stammdaten (Name, E-Mail, Telefonnummer)

Außerdem sollte man die Einwilligung des Bewerbers zur Aufnahme im Talent Pool speichern.

Sobald die ersten Personen im Talent Pool gelistet sind, kannst du sie zum Besetzen zukünftiger Vakanzen verwenden. Bei größeren Talent Pools sind zu jeder Vakanz in der Regel mehrere geeignete Kandidat*innen verfügbar.

So kann man das Werbebudget für das Recruiting mit einem wachsenden Talent Pool weiter senken.

Kandidaten aus dem Talent Pool akquirieren

Da die Kandidaten im Talent Pool bereits vorqualifiziert sind, kannst du den Bewerbungsprozess erheblich vereinfachen. Ein Anschreiben und das erneute Zusenden eines Lebenslaufes sind in der Regel nicht erforderlich. Wer außerdem den Bewerbungsfortschritt eines Kandidaten im Talent Pool vermerkt, muss Personen, die bspw. bereits ein Bewerbungsgespräch hatten, nicht erneut einladen. Das sorgt dafür, dass die Kandidat*innen aus dem Talent Pool schneller eingestellt werden können als Bewerber, die noch nicht mit deinem Unternehmen im Kontakt standen.

Um Kandidaten bei Bedarf schnell einzustellen, ist es wichtig, den Talent Pool warm zu halten. Regelmäßiger E-Mail-Kontakt mit den Kandidaten hilft dabei, dass diese das Interesse am Unternehmen nicht verlieren. Wir empfehlen außerdem, mit besonders relevanten Kandidat*innen in regelmäßigen Abständen telefonischen Kontakt zu halten und eine Beziehung aufzubauen. Dabei kannst du bspw. darüber informieren, wann sich voraussichtlich eine freie Stelle in dem jeweiligen Bereich ergibt.

Fazit

Talent Pools sind ein fester Bestandteil des modernen Recruitings und ermöglichen, die Cost-per-Hire trotz des zunehmenden Fachkräftemangels niedrig zu halten. Für Unternehmen bieten Talent Pools eigentlich nur Vorteile. Wichtig ist jedoch, dass diese vernünftig umgesetzt werden, damit kein hoher Mehraufwand für die Personalabteilung entsteht. mana HR bietet neben den klassischen Funktionen einer Recruiting Software auch einen umfangreichen Talent Pool. Durch den Direktimport von abgelehnten Bewerbern und die automatische Daten-Einpflege kannst du deinen Administrationsaufwand so niedrig wie möglich halten.

*Wir geben uns große Mühe alle unsere Texte zu Gendern. Sollte auf unserer Blogseite doch mal nur das generische Maskulinum stehen, werden dabei weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten ausdrücklich mitgemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.