So gelingt modernes Preboarding: Was neue Mitarbeitende wirklich brauchen

Ein gelungener Start beginnt nicht am ersten Arbeitstag. Wer neue Mitarbeitende frühzeitig abholt, schafft Sicherheit, Orientierung und ein echtes Willkommen. In diesem Atrikel zeigen wir dir fünf konkrete Essentials, mit denen dein Preboarding menschlicher, strukturierter – und erfolgreicher wird.

1. Persönliche Begrüßung: Der erste Eindruck zählt

Nichts prägt den Start so stark wie ein persönlicher erster Eindruck. Eine individuell formulierte Willkommensnachricht, eine kleine Videobotschaft vom Team oder ein erstes Kennenlernen via Call – solche Gesten vermitteln emotionale Sicherheit und zeigen: „Wir freuen uns auf dich!“ Studien belegen, dass frühe Zugehörigkeitserlebnisse Unsicherheiten reduzieren und die Bindung zum Unternehmen stärken.

Auch ein Buddy-System kann hier wahre Wunder wirken: Eine feste Bezugsperson im Team sorgt für Orientierung und schafft früh Vertrauen.

2. Organisatorische Klarheit: Struktur statt Stress

Was passiert am ersten Tag? Wer ist meine Ansprechperson? Habe ich schon Zugang zu den Tools, die ich brauche? Organisatorische Fragen wie diese brennen neuen Mitarbeitenden unter den Nägeln – und sollten nicht unbeantwortet bleiben.

Ein gutes Preboarding klärt:

• Startzeit und Ort (vor Ort oder remote?)
• Ansprechpartner*innen im Team und in der IT
• Zugänge zu E-Mail, Tools, Kalender etc.
• Status von Arbeitsmaterialien (z. B. Laptop-Versand)

Die klare Kommunikation dieser Punkte reduziert Stress – und zeigt gleichzeitig deine Professionalität als Arbeitgeber*in. Laut Haufe kann strukturierte Vorbereitung die spätere Einarbeitung deutlich erleichtern.

3. Kultur & Werte erlebbar machen: Integration beginnt früh

Menschen wollen Teil von etwas sein – nicht nur Mitarbeitende, sondern Mitgestaltende. Deshalb ist es essenziell, neue Kolleg*innen schon vor dem Start in die Unternehmenskultur einzuführen.

Ob über ein kurzes Willkommensvideo der Geschäftsführung, eine Einladung zu einem virtuellen Team-Lunch oder die Vorstellung eurer Werte auf einer interaktiven Landingpage: Je früher neue Mitarbeitende spüren, wofür ihr steht, desto schneller können sie sich mit eurer Unternehmenskultur und dem Team identifizieren.

Besonders wirksam: Formate, in denen echte Teammitglieder ihre Erfahrungen teilen – authentisch, persönlich und verbindend. Laut AIHR steigert das nicht nur die Motivation, sondern auch die langfristige Bindung.

4. Rolle und Erwartungen transparent kommunizieren

Viele neue Mitarbeitende starten mit einem Fragezeichen im Kopf: „Was wird eigentlich konkret von mir erwartet?“ Die Folge: Unsicherheit und ein verzögerter Start in die Produktivität.

Dabei wünschen sich laut Talentech 81 % der New Hires mehr Informationen zur eigenen Rolle – und genau hier setzt gutes Preboarding an:

• Welche Ziele gelten für die ersten 30/60/90 Tage?
• Wie sieht der Einarbeitungsplan konkret aus?
• Welche KPIs oder Projekte stehen an?

Je klarer du hier kommunizierst, desto besser gelingt der Einstieg – und desto schneller wird aus „neu“ ein „voll dabei“.

5. Preboarding als Teamaufgabe: Wer was wann macht

Preboarding ist keine One-Woman-Show der HR – es ist eine koordinierte Teamaufgabe. Und sie funktioniert dann besonders gut, wenn klar ist: Wer übernimmt wann welchen Part?

Ein typisches Setup könnte so aussehen:

• HR: Koordination, Kommunikation, Materialversand
• Führungskraft: Erwartungen, Ziele, kulturelle Einbindung
• IT: Technische Ausstattung & Tool-Zugänge
• Teammitglied (Buddy): Zwischenmenschliche Integration & Alltagsfragen

Prof. Dr. Hausmann empfiehlt eine prozessorientierte, zielgruppenspezifische Preboarding-Struktur – mit klaren Rollen und Zuständigkeiten.

Fazit

Preboarding ist mehr als ein organisatorischer Ablauf – es ist der erste Schritt zu echter Bindung. Mit den richtigen Essentials gestaltest du diesen Schritt bewusst und wirkungsvoll.